Gestão para despesas de viagens

Product Design

Funcionalidade de prestação de contas facilita controle de gastos de viagem, automatizando interação entre viajantes e responsáveis por finanças.

Contexto

Executivos que viajam a trabalho recebem uma quantia para pagar as despesas e precisam mostrar o relatório de gastos na prestação de contas no final.

Na maioria das empresas, este processo é manual. Os viajantes mostram as notas e devolvem o dinheiro que sobrou ou pedem reembolso se gastaram mais do que o esperado. O analista é responsável por julgar as despesas se encaixam ou não nas regras da empresa e não há registro oficial das interações com o usuário viajante.

A Biztrip vê como uma oportunidade oferecer o controle de despesas de viagem através da funcionalidade de prestação de contas, que cria uma interação automatizada entre viajantes e usuários administradores financeiros e confere mais lisura ao processo.

Processo

Entender os requisitos e as regras do negócio para garantir a eficácia da solução.

É comum que produtos de gestão de despesas de viagens corporativas incluam um processo de aprovação de despesas, no qual os usuários podem enviar suas despesas e aguardar a aprovação de um supervisor ou outro usuário autorizado antes de receber o reembolso.

Esse processo de aprovação geralmente é configurado pelo administrador do sistema e pode ser personalizado de acordo com as necessidades e políticas da empresa. Por exemplo, o administrador pode definir regras para determinar quais tipos de despesas precisam de aprovação e quem está autorizado a aprovar as despesas.

Além disso, é importante que o produto permita aos usuários ver o status de suas despesas e obter feedback sobre o motivo pelo qual uma despesa foi ou não aprovada. Isso ajuda a garantir que o processo de aprovação de despesas seja transparente e eficiente, evitando atrasos ou problemas no reembolso.

Documentação

Para consultas durante o processo foi criada uma documentação para registro das necessidades dos usuários e da funcionalidade.

Criar um fluxo intuitivo que permita a interação entre os dois tipos de usuários.

É comum que produtos de gestão de despesas de viagens corporativas incluam um processo de aprovação de despesas, no qual os usuários podem enviar suas despesas e aguardar a aprovação de um supervisor ou outro usuário autorizado antes de receber o reembolso.

Desenvolver uma interface adaptativa que permita aos usuários enviar notas diretamente pelos dispositivos.

Dessa forma, prototipamos o produto de forma com que fosse possível visualizar as interações sendo realizadas por computadores e celulares. Os componentes de interface projetados também possuíam flexibilidade de layout, proporcionando consistência da experiencia entre dispositivos.